O GlobalDOC é uma solução de gestão da empresa, desenhado para facilitar a partilha e colaboração dentro da empresa. Pode também satisfazer muitos requisitos ECM (Enterprise Content Management), tal como proporcionar um modelo robusto de segurança e fiabilidade, auditoria e funções de logging, gestão flexível de metadata, gestão de registos e direccionamento de conteúdo complexo, o último dos quais é essencial para processos comerciais que envolvam criação de imagem em documentos. Com o GlobalDOC pode também gerir conteúdo de e-mail, suportar arquivos armazenados em discos e áreas de rede para armazenamento (SAN), entre outras melhorias notáveis.
O GlobalDOC destina-se a fornecer uma vasta funcionalidade num package fácil de implementar e usar, contribuindo assim para um rápido retorno do investimento.
O GlobalDOC fornece um vasto leque de gestão de conteúdo e capacidades de colaboração logo que é instalado. Quaisquer componentes opcionais que a empresa pretenda adquirir – tal como High Availability Option – já se encontram instalados e podem ser activados através de uma chave de licença. Em contraste, a solução convencional ECM necessita de uma instalação e configuração adicional dos processos para incluir as novas capacidades.
O produto base é a aplicação de gestão de conteúdo GlobalDOC . Permite o controlo da versão, entrada/saída, segurança a nível do documento e direccionamento do documento e workflow. Inclui também funções de segurança: Sessões encriptadas por SSL, autorizações do utilizador global e integração com protocolos de autenticação da empresa tal como LDAP e ADS. O GlobalDOC destina-se a ser um sistema mantido pela comunidade onde os utilizadores não só adicionam conteúdo e actualizam as versões, como também podem alterar as autorizações e atribuir propriedade a outros, sem o envolvimento de IT. O GlobalDOC integra-se com aplicações desktop através de Microsoft Windows OLE/ODMA assim como WebDAV para Mac, UNIX e Windows 2000 e XP.
Batch Scan: Os documentos são apenas digitalizados e enviados através do motor de Workflow para um utilizador ou grupo de utilizadores para indexação à posteriori. Os documentos ficam numa lista de espera até serem devidamente indexados. Apenas o utilizador/grupo a quem o lote de documentos é destinado ou um Administrador é que os podem processar. Este tipo de solução é muito útil quando desejamos ter apenas um ponto de entrada de documentos e diversos utilizadores a efectuar a catalogação dos mesmos.
Pré‐Indexação: Permite a digitalização do documento e o preenchimento apenas de alguns campos do ecrã da Indexação para auxiliar a identificação do documento, sendo que este é enviado para outro utilizador para completar a Indexação do documento. Indexação Automática: Este tipo de indexação é efectuada através de um sistema de O.C.R. O utilizador apenas digitaliza os documentos e estes são enviados para um motor próprio para processamento dos mesmos. Mais detalhes sobre o O.C.R. poderão ser encontrados em capítulos seguintes. Esta solução pode ainda ser integrada com um motor de pesquisa por FullText, ou seja, pesquisa dos documentos pelo conteúdo dos mesmos.