Características

As suas principais características são a Facilidade, a Flexibilidade, Escalabilidade e Segurança.

Facilidade
O GlobalDOC é extremamente simples de utilizar em todos os aspectos. As suas características base (out of the box), simplificam a disponibilização, gestão e manutenção da aplicação, permitindo que todos os colaboradores da empresa se tornem mais produtivos.

Facilidade de disponibilização
O GlobalDOC  dispõe de um instalador integrado o que simplifica todo o processo de instalação, permitindo deste modo tempos reduzidos de disponibilização da solução. Todos os componentes, incluindo o módulo de Digitalização, o motor de Workflow, a base de dados, o servidor Web e as aplicações nucleares (core) são instaladas e configuradas a partir de um único ecrã.
Para aceder a todas as funcionalidades do GlobalDOC  não é necessário software cliente “especial”, dado que todas as funções de utilizador e administrador estão disponíveis através de um browser (versão 4.x ou superior), e porque este sistema integra com o Windows 2000, XP e Mac OS X via WebDAV/Web Folders.
O GlobalDOC é de tal maneira simples de utilizar que a formação de utilizador necessária é mínima.

Facilidade de utilização
A informação é apresentada numa estrutura de pastas (folders), o que facilita a pesquisa de ficheiros.
Os utilizadores podem aceder ao GlobalDOC  através de um interface web intuitivo, a partir das suas aplicações Windows, ou via WebDAV. Para integração adicional com outras aplicações ou sistemas operativos está disponível o Cliente Windows/ODMA.
A integração directa com os MFP LEXMARK simplifica e agilizam o processo de captura, classificação e partilha de documentos (em papel).
Os conteúdos são geridos no seu formato nativo, o que na prática significa que não existe necessidade de os converter antes de os disponibilizar no repositório. O sistema disponibiliza também um processo de conversão dinâmica, on-the-fly, de centenas de formatos de ficheiros para HTML.
A todos os objectos é associado um identificador (ID) único, no momento em que estes são disponibilizados no repositório. Assim, é possível mover documentos, disponibilizar novas versões, ou tornar visíveis os documentos em múltiplas localizações, sem que o seu ID seja alterado, assegurando que todos podem aceder aos conteúdos sem correr o risco de links quebrados.

Facilidade de administração
Os utilizadores adicionam os seus próprios conteúdos, gerem permissões, e constroem os seus ambientes de partilha de informação.
É possível configurar o site GlobalDOC  de modo a que os visitantes possam criar as suas próprias contas e adicionar conteúdos, ou protegê-lo de modo a que somente os utilizadores registados possam aceder ao sistema e adicionar conteúdos.
Os administradores de sistema podem ter associados perfis (roles) de administração de Conteúdos, de Utilizadores ou do Site, o que permite uma administração distribuída.
A administração do sistema pode ser efectuada remotamente a partir de qualquer máquina ou dispositivo com interface web browser, sem recurso a plugins, applets Active-X ou Java ou componentes MMC.

Flexibilidade
O GlobalDOC  pode ser utilizado para diversos fins, nomeadamente como repositório de documentos garantindo a segurança da informação crítica, como sistema de gestão de conteúdos, permitindo a gestão e actualização dinâmica do conteúdo de sites web, ou como ferramenta de gestão colaborativa de projectos, permitindo organizar, gerir e partilhar a informação de projecto.
O GlobalDOC  oferece grande flexibilidade na disponibilização, utilização e administração.
O GlobalDOC  pode ser adaptado para se adequar às necessidades de qualquer grupo de trabalho ou projecto. Os direitos e permissões de leitura e escrita são atribuídos e mantidos pelo próprio grupo de trabalho, que pode ainda criar grupos de trabalho e associar-lhes membros, por forma a dar resposta a necessidades específicas num determinado momento, ou para possibilitar a gestão dinâmica de acessos sem comprometer a segurança da informação.
A localização de conteúdos é simplificada através do motor de pesquisa disponibilizado. As pesquisas são efectuadas num interface simplificado, em forma de menus, tornando simples a pesquisa e recuperação de documentos através de pesquisas de texto, de atributos ou de ambos.
As empresas podem rapidamente definir, ou alterar, a estrutura do seu repositório de acordo com as necessidades dos seus processos de trabalho.

Potencialidade e escalabilidade
O GlobalDOC  funciona sobre distintos sistemas operativos e browsers por forma a poder tratar qualquer informação de negócio – correio electrónico, documentos, ficheiros multimédia, URLs, etc. Através da utilização de tecnologias standard de mercado, torna possível a sua utilização sobre a web, facilitando deste modo o trabalho descentralizado, e permitindo que a sua gestão seja efectuada centralmente por administradores de sistema, ou localmente pelos utilizadores.
O GlobalDOC  adapta-se às necessidades, realidade e dimensão do seu negócio, sendo a escolha acertada para pequenos grupos de trabalho, ou para toda uma organização, dado que permite a sua utilização desde os 2 (dois) utilizadores até aos milhares de utilizadores, e permite facilmente a gestão de milhões de objectos.
Os “donos” dos documentos podem disponibilizar novas versões dos mesmos, ficando sendo disponível de forma transparente a versão mais actual. Os utilizadores podem, a qualquer momento, aceder a versões anteriores de documentos bem como a informação sobre as mesmas, nomeadamente quem fez e quando foram feitas as alterações. O acesso a documentos pode ainda ser bloqueado, por forma a evitar actualizações simultâneas.
Os ficheiros gerados pelas ferramentas mais populares de processamento de texto, folha de cálculo e apresentações, são de forma automática totalmente indexados. O motor de pesquisa fornecido é extremamente poderoso, o que faz com que os resultados de pesquisa, mesmo por conteúdo, sejam obtidos num curto espaço de tempo.
Os conteúdos podem ser classificados com base em atributos de sistema ou em atributos definidos pelo utilizador. Os atributos definidos pelo utilizador permitem facilitar a pesquisa e recuperação da informação, nomeadamente em ficheiros de imagem cujo conteúdo não é indexado.
O GlobalDOC  tem incluída uma base de dados relacional, o que permite uma melhor e mais rápida gestão e edição de objectos, no entanto pode também ser integrado, ao nível do ambiente corporativo, com Oracle ou SQL Server, através do conector Enterprise Database Connector.
O GlobalDOC  possibilita a indexação automática e integral do conteúdo de documentos de forma rápida e eficiente através do motor de pesquisa Verity's 2.3, e disponibiliza um mecanismo de conversão e visualização dinâmica de inúmeros formatos de ficheiro para HTML.
Todos os documentos são arquivados no repositório do GlobalDOC , de forma segura e no seu formato original, ficando disponíveis para acesso através de links HTML standard. Tendo em conta que estes links não são alterados, quando os respectivos objectos são modificados ou movidos, fica facilitado o processo de integração com outros produtos e/ou páginas Web.

Segurança
O GlobalDOC  oferece múltiplos níveis de segurança, que permitem proteger os conteúdos contra acessos e alterações não autorizadas, para além de outros mecanismos de controlo internos e do suporte de encriptação Secure Socket Layer (SSL). É também possível a integração com Active Directory ou LDAP corporativo, por forma a forçar a segurança mandatória da empresa.
Ao nível da segurança do site, o GlobalDOC  é protegido por três camadas de segurança, começando pelo login e autenticação na rede. Para além disso o GlobalDOC  também disponibiliza os seus próprios mecanismos de permissão para pastas, documentos, e outros objectos, e suporta encriptação Secure Socket Layer (SSL).
É também possível integrar o GlobalDOC  com os sistemas de segurança empresariais LDAP ou Active Directory de forma a forçar a segurança ao nível de utilizadores e grupos de utilizadores de acordo com regras pré-estabelecidas pela empresa.
Ao nível da segurança de conteúdos é possível atribuir acessos e permissões individuais de leitura/escrita a qualquer objecto, e definir grupos de utilizadores para efectuar a manutenção ou criação de permissões ao nível desses mesmos objectos. Os utilizadores que não tenham permissões de acesso ao um determinado objecto, não podem de modo algum visualizá-lo.
Por fim, e ao nível de contas de administração, é possível definir diferentes perfis de acesso de administração, limitando o acesso a conteúdos ou à configuração do site baseado no perfil.

Destaques